Como evitar que los emails sean detectados como spam

Diariamente accedemos a nuestra bandeja de entrada para verificar alguna información, un correo importante, leer las noticias o mantener la comunicación con varias personas. En mi caso particular abro mi correo personal y empresarial todos los días y el primero siempre está lleno de decenas de correos que llegan diariamente a mi bandeja de entrada. Aunque no leo la mayoría de ellos debemos conocer cómo evitar que los emails detecsean tados como spam.

Los filtros anti spam son una herramienta empleada por los usuarios para evitar que su correo de entrada sea atacado por montones de campañas publicitarias sin sentido. Si estás deseando o intentando promover un producto, servicio o evento, seguramente quieres garantizar que todos los destinatarios puedan visualizar esa información, por ello comencemos conociendo cómo funcionan los filtros de correo no deseado.

Cómo funcionan los filtros de correo no deseado

La inteligencia artificial usada actualmente y los controles de las empresas propician el filtrado de los correos que llegan para identificar aquellos que son considerados importantes y aquellos que son considerados spam. La manera de vencer estos filtros es siguiendo un conjunto de parámetros en las formas del diseño, escritura y difusión del email para que no sean catalogados como basura.

Cada empresa tiene sus propios lineamientos y es difícil saber cómo funciona la misma, pero tenemos dos elementos claves del lado del servidor y estos son:

  • Sender Policy Framework (SPF)
  • DomainKeys Identified Mail (DKIM)

Una empresa lo primero que hace es comprobar los filtros anti spam. Si quieres superar estas pruebas debes usar cualquiera de estas dos herramientas. Vamos a conocerlas un poco más.

¿Qué es el Sender Policy Framework o SPF?

No te preocupes si nunca habías escuchado hablar de este nombre complicado. Vamos a explicarlo fácilmente: el Sender Policy Framework es una herramienta que define la calidad del servidor que emite un correo, identificando si dichos servidores son autenticados, autorizados o no. Al usar el SPF y pasar por su filtrado de spam, el define si un envío es aceptado o no. Si es rechazado llega hasta la carpeta de spam

Al igual que al consumir un alimento, este sistema cataloga si un destinatario es fiable o no, si es apto para el consumo o no. Para ello trabaja a nivel dominio en un registro DNS de tipo TXT.

¿Cómo funciona el DomainKeys Identified Mail o DKIM?

Mientras que el sistema anterior llamado SPF verifica la confiabilidad del servidor emisor, el DKIM evalúa el responsable del envío del mismo. Aunque suena fácil se usa un sistema de decodificación complejo y de alta tecnología lo que permite verificar la integridad de los correos electrónicos recibidos.

Imagina una empresa de alta influencia que recibe a diario decenas de solicitudes, cartas, documentos, etc. Imagina que surge una amenaza o solicitud de información de un correo dudoso. El DKIM permite verificar que la fuente es confiable, que el destinatario corresponde a los emisores esperados y que puede procederse a la recepción y transmisión del mensaje.

En caso que la codificación sea negativa, el sistema de DKIM enviará los correos electrónicos recibidos a la carpeta de SPAM.

Otros consejos para que tu correo no llegue a la carpeta de SPAM

Algunos pequeños detalles pueden marcar la diferencia al momento de enviar o procesar un correo. Si revisas estos consejos señalados a continuación podrás reducir las probabilidades de que tu correo llegue a la carpeta de SPAM. Recuerda que el mensaje transmitido en cada ocasión es filtrado por sistemas de alta seguridad así que no pases ninguno de estos tips por alto y comienza a ponerlos en práctica cuanto antes. Verás que tus correos llegarán de forma segura hacia tus receptores.

Controla el IP de tu servidor

Google y otras plataformas virtuales se mantienen en constante actualización para verificar los servidores de páginas y emisarios en la web elaborando listas negras acerca de los servidores desde donde se han emitido emails no confiables para ser bloqueados e indicados como spam. Si no deseas que tu correo llegue a esta temible carpeta debes verificar continuamente que tu servidor no se encuentre en la lista negra de modo que los destinatarios puedan recibir tus mensajes de forma segura y acertada en la bandeja de entrada de sus cuentas electrónicas.

Controla el contenido de los correos

Escribir también es un arte. Ciertos mensajes, palabras o expresiones pueden suponer censura por parte de servidores de control de spam. Cuando vayas a redactar un documento alterna minúscula con mayúscula. Escribir todo en mayúscula supone gritos en el lenguaje hablado, además que está relacionado con mensajes de spam. Usa tamaños de fuentes adecuados.

Organiza el texto de forma acorde. Un párrafo desbalanceado puede hacerse pasar por un texto mal enfocado. Que el tamaño de las letras se encuentre en los formatos normales, así como el tipo de letra usado. No abuses de los enlaces y no introduzcas un sinfín de links. Recuerda que los filtros detectan posibles fuentes de virus y los enlaces conducen a paginas diversas. Introduce solo los enlaces necesarios para sostener el mensaje dentro del texto.

Evita imágenes de gran tamaño e introduce solo aquellas realmente necesarias. Si un correo excede el tamaño sostenido puede filtrarse como una amenaza al receptor. No abuses de los elementos adjuntos y describe solo el contenido realmente necesario, de forma puntual, clara y precisa.

Evita las promociones literales

Si eres honesto podrás reconocer que no te gusta cuando intentan venderte un producto por la fuerza. Repetir una y otra vez lo mismo resulta pesado y molesto. Al redactar tu carta o mensaje no incluyas palabras una y otra vez que hagan referencia a contenido promocional: ventas, promoción, mejor oferta, adquiere ya, etc. Esto solo facilita que tu correo llegue a la bandeja de salida.

Escribe de forma natural, relajada, cercana, optimista y empática con los demás. Esto no solo te producirá mejores resultados en lo que a ventas se refiere, sino que evitará que el lector y los servidores arrojen tu mensaje al lugar equivocado.

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